Asiakaspalveluun saapuvien yhteydenottojen tallenteiden tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi

Lahti Aquan asiakaspalveluun saapuvien yhteydenottojen tallenteiden rekisteri

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: Lahti Aqua Oy
Osoite: Satamakatu 4, 15141 Lahti
Puhelin: 03 851 590
Sähköpostiosoite: lahtiaqua@lahtiaqua.fi
Y-tunnus: 0950563-8
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Soile Toivonen
Sähköpostiosoite: soile.toivonen@lahtiaqua.fi
Tietosuojavastaava: Pekka Liukkonen
Sähköpostiosoite: pekka.liukkonen@lahtiaqua.fi
Rekisterin tekniset ylläpitäjät (käsittelijät):

Digia Oyj
(1091248-4)
Atomitie 2A, 00370 Helsinki

DNA Oyj
(0592509-6)
Läkkisepäntie 21, 00620 Helsinki

Geniem Oy
(1639413-9)
Sumeliuksenkatu 18 B, 33100 Tampere
www.geniem.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksina ovat asiakassuhteiden ja asiakaspalveluiden hoitaminen. Rekisteri on perustettu Lahti Aquan asiapalvelun laadun varmistamiseksi ja asiakkaan verkon välityksellä hoitamien asioiden helpottamiseksi. Asiakaspalveluun saapuvien yhteydenottojen (kuten sähköpostin, puhelutallenteen, asiakaslomakkeen ja chat-palvelun) kautta tallentuneita tunnistetietoja voidaan käyttää:

  • asiakkaiden toimeksiantojen varmistamiseen
  • puhelusisällön todentamiseen esim. reklamaatiotilanteessa
  • palvelun laadun varmistamiseen
  • asiakaspalvelun henkilökunnan kouluttamiseen
  • asiakaspalvelun toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen
  • kohdistettujen asiakaskyselyiden (esim. tekstiviesti) tekemiseen asiakaskohtaamisten laadun mittaamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeutusperusteena on Lahti Aquan lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Rekisterin tiedoista voidaan koota tilastoja ja raportteja, joista yksittäistä asiakasta ei ole mahdollista tunnistaa.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Asiakkaan itsensä antamat tiedot voivat olla seuraavia:

  • asiakkaan nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • mahdollisen yhteyshenkilön (isännöitsijä tai muu) nimi ja puhelinnumero
  • asiakkaan/maksajan tilitiedot, laskutustiedot, maksutilannetiedot
  • palvelun kohteena olevan kiinteistön nimi- ja osoitetiedot, kiinteistötunnus, kiinteistötyyppi, liittymistiedot, mahdolliset lisätiedot ja palvelun sisältö.

Rekisteriin tallentuu myös tiedot asiakaspalvelijasta. Puheluista tallentuvat tunnistetietoina myös:

  • puhelun aloitusajankohta (päivämäärä, kellonaika)
  • palvelu, johon puhelu on kohdistunut
  • puhelun vastaanottaneen asiakasneuvojan nimi
  • asiakkaan puhelinnumero (jos se ei ole salainen)
  • puhelun pituus.

Puhelun tallentaminen alkaa, kun Lahti Aquan asiakasneuvoja vastaa puheluun. Tallentaminen päättyy, kun asiakas tai Lahti Aquan asiakasneuvoja sulkee linjan. Puhelut tallentuvat myös niissä tapauksissa, kun Lahti Aquan asiakasneuvoja soittaa asiakkaalle.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, roolin mukaisten käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden avulla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain Lahti Aquan määrittelemät henkilöt, jotka ovat Lahti Aquan palveluksessa, sekä Lahti Aquan toimeksiannosta rekisterin ja siihen liittyvien tietojärjestelmien ylläpitämiseen tai kehittämiseen osallistuvat kolmannet osapuolet. Nämä tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Lahti Aqua voi siirtää henkilötietoja yhteistyökumppaneilleen ja alihankkijoilleen. Yhteistyökumppanit ja alihankkijat voivat käsitellä henkilötietoja vain Lahti Aqua lukuun suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. Erillisestä vaatimuksesta rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille ja poliisille, kuitenkin vain siltä osin kuin tiedot ovat tarpeen lakiin perustuvan valvonta- tai muun tehtävän suorittamiseksi.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Lahti Aqua säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista kohdassa 3 määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Lahti Aqua säilyttää puhelintallenteita enintään 12 kuukauden ajan puhelun tallennuspäivästä. Asiakkaan henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai Lahti Aquaa sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojesi poistamista;
  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme;
  • saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 4.4.2021.