Henkilöstötietojärjestelmän tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi

Henkilöstötietojärjestelmän henkilörekisteri

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: Lahti Aqua konserni
Osoite: Satamakatu 2, 15141 Lahti
Puhelin: 03-851 590
Sähköpostiosoite: lahtiaqua@lahtiaqua.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Tiina Lakimo
Sähköpostiosoite: tiina.lakimo@lahtiaqua.fi
Tietosuojavastaava: Pekka Liukkonen
Sähköpostiosoite: pekka.liukkonen@lahtiaqua.fi
Rekisterin tekninen ylläpitäjä (käsittelijä): Sympa Oy (1938597-5)
Askonkatu 9 F, 15100 Lahti
info@sympa.fi
www.sympa.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on

  • Lahti Aqua konsernin henkilöstön henkilö- ja työsuhdetietojen ajantasainen hallinta työsuhteen aikana työsuhteen ylläpitoa ja kehittämistä varten
  • Lahti Aqua konsernin päättyneiden passiivisten työsuhteiden dokumentaation arkistointi Sympa HR-henkilötietojärjestelmässä
  • työnhakijoiden työnhakuun liittyvien tietojen hallinta

Työntekijöiden henkilötietojen käsittely perustuu yritystä koskevien lainsäädännöllisten velvoitteiden täyttämiseen työnantajana sekä työntekijän ja yrityksen välisen työsopimuksen täytäntöönpanoon. Työnhakijoiden henkilötietojen käsittely perustuu työnhakijan antamaan suostumukseen.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä ylläpidetään työsuhteessa olevan rekisteröidyn henkilö- ja yhteystietoja sekä muita työsuhteeseen liittyviä tarpeellisia tietoja, kuten:

  • henkilön yksilöintitiedot: nimi*, syntymäaika* ja henkilötunnus*, yhteystiedot*, henkilönumero*, pankkitilitiedot, veronumero
  • tiedot lähiomaisesta (vapaaehtoinen tieto)
  • huollettavat ja samassa taloudessa asuvat alle 10-vuotiaat lapset (vapaaehtoinen tieto)
  • palvelussuhdetiedot
  • palkkatiedot
  • organisaatiotiedot
  • poissaolot
  • lomat ja säästövapaat
  • koulutushistoria, työsuhdehistoria ja työsuhteeseen liittyvät lakisääteiset sertifikaatit (osittain vapaaehtoinen tieto)
  • kehityskeskustelut
  • työsuhteeseen liittyvät osaamisarvioinnit, kehitystarpeet ja kiinnostuksen kohteet

Rekisterissä on tiedot henkilöistä, joiden työsuhde on ollut voimassa 1.1.2014 tai alkanut sen jälkeen tai ovat lähettäneet työnhakulomakkeen edellisen 6 kuukauden aikana.

Rekisterin tietosisältö voi olla seuraava niiden rekisteröityjen osalta, joilla ei ole työsuhdetta:

  • Hakijan yksilöintitiedot: nimet*, syntymäaika*, lähiosoite*, puhelinnumero*, sähköpostiosoite*.
  • Hakijan koulutustiedot: peruskoulutus, suoritetut tutkinnot ja niiden ala, pääaineet ja sivuaineet, opintojen suoritusvuosi ja keskeneräisten opintojen valmius. Kurssit ja kielitaito.
  • Hakijan työkokemus: Vähintään viiden viimeisimmän työsuhteen tiedot, työnantaja, tehtävänimike, työtehtävän lyhyt kuvaus, työsuhteen kesto.
  • Muu osaaminen: rekrytointikohtaisesti pyydettäviä erityisosaamisalueita, kuten kokemus tietojärjestelmien käytöstä tai esimieskokemus.
  • Hakijan hakemus: hakijan vapaamuotoinen esittely itsestään.

Rekisterissä on tiedot henkilöistä, jotka ovat lähettäneet verkkosivuilla täytettävän työnhakulomakkeen enintään edellisen 6 kuukauden aikana.

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys Lahti Aquan lakisääteisten velvoitteiden suorittamiselle.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. Palkka- ja työsuhdetiedoista vastaavat HR ja konsernin yhtiöiden toimitusjohtajat. Esimiehet hyväksyvät koulutus-, loma- ja poissaolotiedot sekä kirjaavat kehityskeskustelun muistion, jonka henkilö itse hyväksyy lopullisesti.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Henkilötietoja säilytetään valvotuissa ja vartioiduissa tiloissa. Valvottujen ja vartioitujen tilojen ulkopuolella tarvittaessa käsiteltävät ja säilytettävät tiedot salataan luvattoman käytön estämiseksi. Tietoliikenneyhteydet henkilötietorekisteriin suojataan yhteyden salauksella. Rekisterin ylläpidon pääsy tietoihin on rajattu vain välttämättömiin henkilöihin. Kyseiset henkilöt on koulutettu tietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja he toimivat salassapitovelvollisuuden alaisina.
Henkilötietojärjestelmässä oleviin tietoihin on rajoitettu pääsy. Henkilötietojärjestelmään voi kirjautua vain sallituista IP-osoitteista yrityksen verkon sisällä. Yrityksen verkon ulkopuolisia käyttäjätunnuksia on muutamilla henkilöillä etätyön johdosta; HR ja esimiehet. Henkilötietojärjestelmän käyttäjille on määritelty pääsy työtehtäviensä perusteella tarkoituksenmukaisiin tietoihin. Käyttäjien tunnukset henkilötietojärjestelmään ovat henkilökohtaiset.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Lahti Aqua voi siirtää henkilötietoja yhteistyökumppaneilleen ja alihankkijoilleen. Yhteistyökumppanit ja alihankkijat voivat käsitellä henkilötietoja vain Lahti Aquan lukuun suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. Lahti Aqua varmistaa aina, että yhteistyökumppanit eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten. Erillisestä vaatimuksesta rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille ja poliisille, kuitenkin vain siltä osin kuin tiedot ovat tarpeen lakiin perustuvan valvonta- tai muun tehtävän suorittamiseksi.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Lahti Aqua voi siirtää henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Lahti Aquan yhteistyökumppaneille tai alihankkijoille henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään työsuhteen ajan ja sen jälkeen tarvittavilta osin työsopimuslain edellyttämän ajan. Muut kuin lainsäädännön perusteella säilytettävät tiedot poistetaan työsuhteen päätyttyä.
Avoin hakemus poistuu järjestelmästä hakijan valinnan mukaan joko kolmen tai kuuden kuukauden kuluttua hakemuksen lähetyksestä, jollei hakijaa oteta työhön.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin tietoihinsa ja oikeus tarkastaa häntä koskevat rekisterissä olevat tiedot. Rekisteröity voi teknisen käyttöyhteyden, käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla saada pääsyn tietoihinsa, tarkastaa itse tietojaan sekä päivittää ja muuttaa näitä tietoja. Rekisterinpitäjä voi omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä täydentää, korjata tai poistaa epätäydellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita henkilötietoja. Rekisteröity voi myös lähettää tarkastus- tai korjauspyynnön yrityksen kohdassa 1 mainitulle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.
Edellä mainitun lisäksi rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista ja oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yritykselle. Yritys käsittelee kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti. Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainittujen oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö yrityksen kohdassa 2 mainitulle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.
Yritys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yritys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 20.2.2019.