Lahti Aqua Oy:n rekrytointirekisterin tietosuojaseloste

1 Yleistä

Lahti Aqua Oy (jäljempänä ”Yhtiö” tai ”Me”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme rekrytointirekisteriimme (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa tietosuojavastaavamme Pekka Liukkonen pekka.liukkonen@lahtiaqua.fi.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 8.2.2023.

2 Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Nimi: Lahti Aqua Oy
Osoite: Satamakatu 4, 1541 Lahti
Puhelin: 03851590
Y-tunnus: 0950563-8

Lahti Aqua Oy:n tietosuojavastaava:
Pekka Liukkonen
pekka.liukkonen@lahtiaqua.fi
+358 50 351 6263

3 Kenen henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä työnhakijoidemme (jäljempänä ”Työnhakija” tai ”Sinä”) henkilötietoja.

4 Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme seuraavia Työnhakijoidemme henkilötietoja:

  • nimesi (sekä mahdollinen kutsumanimesi);
  • yhteystietosi (sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite);
  • syntymäaikasi, mikäli olet ilmoittanut sen meille esim. työhakemuksessasi;
  • sukupuolesi ja äidinkielesi;
  • suosittelijoiden nimet ja yhteystiedot;
  • aiempi työkokemuksesi ja koulutustaustasi;
  • kuvasi, mikäli olet toimittanut sen esim. työhakemuksessasi;
  • rekrytointiprosessiimme osallistuvien henkilöiden tekemät arvioinnit ja muut vastaavat tiedot;
  • Työnhakijasta mahdollisesti tehdyn turvallisuusselvityksen tai soveltuvuusarvion sisältämät tiedot;
  • Työnhakijalta mahdollisesti saadun huumausainetestin tuloksen; ja
    muut meille ilmoittamasi tiedot.

5 Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

Keräämme henkilötietoja pääsääntöisesti rekrytointiprosessiimme osallistuvilta Työnhakijoilta itseltään.

Jos olet antanut luvan turvallisuusselvityksen tekemiseen, turvallisuusselvitystä koskevat tiedot saadaan selvityksen laatineelta suojelupoliisilta.

6 Henkilötietojesi käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Henkilötietojesi käsittelyn perusteena on suostumuksesi työhakemuksesi käsittelemiseksi ja rekrytointiprosessin toteuttamiseksi sekä soveltuvuusarvioiden suorittamiseksi. Rekrytoidulle saatetaan suorittaa turvallisuusselvityksiä ja huumeainetestejä. Suostumus henkilötietojen käsittelyyn pyydetään verkkopalvelussa olevalla työhakemuslomakkeella.

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on rekrytointiprosessiemme toteuttaminen ja potentiaalisten Työnhakijoiden tietojen tallentaminen myöhempiä rekrytointitarpeita varten. Tämä sisältää muun muassa Työnhakijoiden arvioimisen rekrytointitarkoitusta varten, yhteydenpidon Työnhakijoihin ja muut työnhakuprosessiin liittyvät toimet. Henkilötietojesi käsittelyllä ei ole osaltasi muita vaikutuksia kuin kunkin rekrytointiprosessin läpivienti.

Huomioithan, että työnhakijana olet velvollinen hankkimaan tarvittavat suostumukset mahdollisten suosittelijoiden henkilötietojen tallentamiseksi ja käsittelemiseksi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Emme jatkokäsittele henkilötietojasi muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin

7 Henkilötietojesi säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Voimme luovuttaa tai siirtää henkilötietojasi Rekisteristä vain salassapitovelvollisille Yhtiöömme sopimussuhteessa oleville rekrytointikonsulteille ja rekrytointiyhtiöille niiltä osin, kun kyseinen konsultti tai yhtiö osallistuu rekrytointiprosessiin. Emme luovuta henkilötietojasi tällaisille konsulteille tai yhtiöille mihinkään muihin tarkoituksiin kuin rekrytointiprosessiamme varten. Voimme luovuttaa henkilötietojasi myös suojelupoliisille, mikäli työnhakijasta tehdään turvallisuusselvitys. Varmistamme aina, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

Emme luovuta henkilötietojasi ulkopuolisille esimerkiksi suoramarkkinointi- tai muuhun vastaavaan rekrytoinnin ulkopuoliseen tarkoitukseen.

8 Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietojasi ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Yhteistyökumppanimme saattavat kuitenkin joissain tapauksissa siirtää henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kaikissa tilanteissa henkilötietojasi siirretään EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • olemme toteuttaneet asianmukaiset suojatoimet henkilötietojesi siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiosopimuslausekkeita ja lisäksi huomioineet tarvittavat lisäsuojatoimenpiteet. Sinulla on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla meihin yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
  • olet antanut nimenomaisen suostumuksesi henkilötietojesi siirtämiselle, tai henkilötietojesi siirtämiselle EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste.

9 Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Lähettäessäsi meille avoimen työhakemuksen, säilytämme työhakemuksen ja henkilötietosi rekrytointijärjestelmässämme valintasi mukaan joko kuuden tai kolmen kuukauden ajan hakemuksen jättämisestä, jonka jälkeen tuhoamme ne. Jos kohdistat hakemuksesi tiettyyn avoinna olevaan tehtävään, säilytämme hakemuksesi ja henkilötietosi valintasi mukaan joko kuuden tai kolmen kuukauden ajan, jonka jälkeen tuhoamme ne.

Voimme kuitenkin säilyttää sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen laissa säädetyn oikeusvaateen puolustamiseksi lainsäädännössä määritetyn kanneajan. Esimerkiksi rekrytointipäätökseen vaikuttaneet seikat ja niihin liittyvät henkilötiedot voidaan säilyttää vuoden ajan siitä, kun työnhakija on saanut tiedon valintapäätöksestä.

10 Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojesi poistamista;
  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin, kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme;
  • saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja antamasi suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Huomioithan, että henkilötietojesi käsittelyn vastustaminen tai henkilötietojen poistaminen voi johtaa siihen, että sinua ei ole mahdollista ottaa huomioon rekrytointiprosessissa.

Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Henkilötietoja säilytetään valvotuissa ja vartioiduissa tiloissa. Valvottujen ja vartioitujen tilojen ulkopuolella tarvittaessa käsiteltävät ja säilytettävät tiedot salataan luvattoman käytön estämiseksi. Tietoliikenneyhteydet henkilötietorekisteriin suojataan yhteyden salauksella. Rekisterin ylläpidon pääsy tietoihin on rajattu vain välttämättömiin henkilöihin. Kyseiset henkilöt on koulutettu tietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja he toimivat salassapitovelvollisuuden alaisina. Henkilötietojärjestelmässä oleviin tietoihin on rajoitettu pääsy. Henkilötietojärjestelmään voi kirjautua vain sallituista IP-osoitteista yrityksen verkon sisällä. Yrityksen verkon ulkopuolisia käyttäjätunnuksia on muutamilla henkilöillä etätyön johdosta; HR ja esimiehet. Henkilötietojärjestelmän käyttäjille on määritelty pääsy työtehtäviensä perusteella tarkoituksenmukaisiin tietoihin. Käyttäjien tunnukset henkilötietojärjestelmään ovat henkilökohtaiset.

Emme säilytä manuaalista aineistoa.

12 Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle Pekka Liukkoselle osoitteeseen pekka.liukkonen@lahtiaqua.fi. Voit myös ottaa meihin yhteyttä verkkosivuston palaute- ja yhteydenottotoiminnon kautta, henkilökohtaisesti toimipisteissämme tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Lahti Aqua Oy
Pekka Liukkonen
Satamakatu 4
15140 Lahti