Lahti Aqua Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1 Yleistä

Lahti Aqua Oy (jäljempänä ”Yhtiö” tai ”Me”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme asiakasrekisteriimme (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa tietosuojavastaavamme Pekka Liukkonen, pekka.liukkonen@lahtiaqua.fi.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 9.2.2022.

2 Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Nimi: Lahti Aqua Oy
Osoite: Satamakatu 4, 1541 Lahti
Puhelin: 03851590
Y-tunnus: 0950563-8

Lahti Aqua Oy:n tietosuojavastaava:
Pekka Liukkonen
pekka.liukkonen@lahtiaqua.fi
+358 50 351 6263

3 Kenen henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä kuluttaja-asiakkaidemme, yritysasiakkaidemme edustajien ja yhteyshenkilöiden sekä asiakkaidemme vuokralaisten (jäljempänä myös ”Sinä”) henkilötietoja.

4 Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä seuraavia asiakkaidemme vuokralaisten, kuluttaja-asiakkaidemme ja yritysasiakkaidemme edustajien ja yhteyshenkilöitä koskevia henkilötietoja:

  • nimesi;
  • edustamasi yritys ja asemasi yrityksessä;
  • yhteystietosi (sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite);
  • asiakassuhteeseen liittyvät tiedot (asiakasryhmittely-, laskutus- ja palveluiden käyttöön liittyvät tiedot sekä asiakaspalveluun tulleet yhteydenotot), joka voi koostua myös vanhan laskutusperusteen tiedoista;
  • palvelun kohteena olevan kiinteistön nimi- ja osoitetiedot, kiinteistötunnus ja rekisterinumero;
  • vesimittaritiedot;
  • puhelutallenne puhelustasi asiakaspalvelumme (sekä puhelun ajankohta);
  • mahdollisen yhteyshenkilön (isännöitsijä tai muu) nimi ja puhelinnumero;
  • Y-tunnus; ja
  • pankkiyhteystietosi

5 Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään (esim. meille toimittamasi mittarinlukukorteista, liittymissopimuksen solmimisen yhteydessä tekemäsi yhteydenottopyynnöt verkkosivujemme kautta, ajanvarauskalenteriimme ilmoittamasi tiedot ja puheluistasi asiakaspalveluumme) ja edustamasi yrityksen sekä kuluttaja-asiakkaiden ja Yhtiömme välisistä asiakassopimuksista.

Lisäksi saamme tietoja kuluttaja-asiakkaidemme ja yritysasiakkaidemme edustajista/yhteyshenkilöistä väestörekisterikeskuksesta sekä muilta asiakassuhteen hoitamiseen liittyviltä yhteistyökumppaneilta tai heidän palveluistaan (esim. kiinteistö- ja rakennusrekisteri, maistraatti, postin osoitepalvelu sekä yritys- ja yhteisötietojärjestelmä).

6 Henkilötietojesi käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Henkilötietojesi käsittely perustuu oikeutettuun etuumme. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on rekisteröidyn edustaman yrityksen ja Yhtiön välisen asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito, asiakkaiden sopimusten ja vesihuoltopalveluiden tilausten hallinnointi, arkistointi ja käsittely, laskutus sekä vesihuollon häiriötilanteista ilmoittaminen. Asiakaspalveluun saapuvien yhteydenottojen (kuten puhelintallenteen, asiakaslomakkeen, chat-palvelun tai sähköpostin) kautta tallennettuja tunnistetietoja käytetään mm. palvelun laadun varmistamiseksi ja asiakaspalvelun kehittämiseen. Henkilötietojesi käsittelyllä voimme siis palvella sinua paremmin. Henkilötietojesi käsittelyllä ei ole osaltasi muita vaikutuksia.

Henkilötietojesi käsittelyn peruste on lisäksi sopimussuhde yhtiöömme ja sopimuksen täytäntöönpano sekä lakisääteinen velvoitteemme. Lahti Aqua Oy on vesihuoltolain määritelmän tarkoittama vesihuoltolaitos. Vesihuoltolaki velvoittaa tekemään kirjallisen tai sähköisen sopimuksen vesihuoltolaitoksen palvelujen toimittamisesta ja käyttämisestä sekä ilmoittamaan vesihuollon häiriötilanteista.

Emme jatkokäsittele henkilötietojasi muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.

7 Henkilötietojesi säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Voimme siirtää henkilötietojasi yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoillemme, jotka tuottavat meille mm. asiakkuussuhteen ylläpito-, ekstranet-, laskutus- ja kirjanpito- sekä maksunvalvonta- ja perintäpalveluita. Yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme voivat tuottaa myös palveluita koskien dokumenttienhallintaa, liiketoiminta-analytiikkaa ja verkostomallinnusta.

Erillisestä vaatimuksesta rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille ja poliisille, kuitenkin vain siltä osin, kuin tiedot ovat tarpeen lakiin perustuvan valvonta- tai muun tehtävän suorittamiseksi.

8 Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Me emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Säilytämme henkilötietojasi Rekisterissä niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietojasi säilytetään niin pitkään kuin se on tarpeellista. Muita, kuin liittymiseen liittyviä laskutustietoja säilytetään 10 vuotta. Lahti Aqua Oy säilyttää liittymis- ja käyttösopimukset, erillisjätevesisopimukset, liitoskohtalausunnot sekä osan kiinteistön vesi- ja viemärisuunnitelmista tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Säilytämme puhelintallenteita enintään 12 kuukauden ajan puhelun tallennuspäivästä.

Henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai meitä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10 Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojesi poistamista;
  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme;
  • saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa säilytystiloissa. Manuaalisen aineiston henkilötietoja käsittelevät vain Lahti Aquan määrittelemät salassapitositoumuksen allekirjoittaneet Lahti Aquan palveluksessa olevat henkilöt.

Sähköisesti käsiteltävien henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, roolin mukaisten käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden avulla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain Lahti Aquan määrittelemät henkilöt, jotka ovat Lahti Aquan palveluksessa, sekä Lahti Aquan toimeksiannosta asiakasrekisterin ja siihen liittyvien tietojärjestelmien ylläpitämiseen tai kehittämiseen osallistuvat kolmannet osapuolet. Nämä tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen.

12 Tietoa evästeistä ja vastaavista teknologioista

“Eväste” on yleisesti käytetty pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa tietokoneellesi tai muulle päätelaitteellesi, kun vierailet verkkosivulla. Selain lähettää tiedon vierailustasi takaisin verkkosivulle, kun vierailet siellä uudestaan. Kaikki nykyaikaiset verkkosivut käyttävät evästeitä tarjotakseen sinulle personoidumman selainkokemuksen.

Kukin eväste on erikseen asetettu kullekin päätelaitteellesi ja evästeitä voi lukea ainoastaan sillä palvelimella, jolla eväste on asetettu. Koska eväste on sidottu selaimeen, eikä lähtökohtaisesti ole jaettavissa eri selainten tai laitteiden välillä (ellei jokin selain, lisäosa tai muu sovellus erikseen mahdollista tätä), evästeiden hallinnoimiseksi tekemät valintasi soveltuvat lähtökohtaisesti vain kyseiseen yksittäiseen selaimeen. Eväste ei voi ajaa ohjelmistoja, eikä sitä voida käyttää virusten tai muun haitallisen koodin toimittamiseen, eikä vahingoittamaan päätelaitettasi tai tiedostojasi. Yksittäistä käyttäjää ei voida tunnistaa pelkästään evästeen tai vastaavien teknologioiden käytön kautta.

Käytämme verkkosivuillamme Google Analyticsiä sen analysoimiseksi, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Google Analytics on Google Inc.:in (”Google”) tarjoama verkkoanalyysipalvelu, joka toimii käyttämällä evästeitä. Huomioithan, että Googlen sijoittamiin evästeisiin sovelletaan Googlen ehtoja ja käytäntöjä, joista löytyy lisää tietoa osoitteessa Googlen sivuilta. Voit estää Google Analyticsin käytön asentamalla selaimeen lisäosan. Huomioithan, että jos päätät estää Google Analyticsin käytön, se voi vaikuttaa verkkosivuston käyttöön ja estää sen ominaisuuksien ja toimintojen käytettävyyttä.

Vierailemalla verkkosivuillamme voit antaa Lahti Aqua Oy:lle tai kolmansille osapuolille suostumuksesi evästeiden käyttöön tai vastaavasti kieltäytyä niistä. Voit valita mihin evästeisiin annat suostumuksesi. Ainoastaan välttämättömistä evästeistä ei voi kieltäytyä. Voit peruuttaa suostumuksesi evästeasetussivulla.

13 Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle Pekka Liukkoselle osoitteeseen pekka.liukkonen@lahtiaqua.fi. Voit myös ottaa meihin yhteyttä verkkosivuston palaute- ja yhteydenottotoiminnon kautta, henkilökohtaisesti toimipisteissämme tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Lahti Aqua Oy
Pekka Liukkonen
Satamakatu 4
1541 Lahti